Sabe como é o dia a dia de um profissional de saúde sem prontuário digital com agenda integrada? O médico chega ao consultório para trabalhar e a sala de espera já está lotada de pacientes aguardando seu atendimento. A secretária mal dá bom dia enquanto fala com outra pessoa no telefone fixo. E o celular? Segue tocando, com ligações e novas mensagens que não param de entrar.

Enquanto se pergunta quando poderá tirar férias de novo, o profissional de saúde ainda percebe a presença de um representante farmacêutico no local, que dá uma piscadinha de olho, na tentativa de chamar sua atenção, dizendo “bom dia, doutor”.

É claro que não dá para generalizar, mas essa ainda é a realidade de muitos médicos no Brasil — a não ser em situações de exceção, como a que estamos vivendo no momento, com a pandemia de Covid-19, quando a telemedicina passou a ser uma realidade possível e o gerenciamento de consultas virtuais uma necessidade.

Nosso ponto é: não precisa ser assim. Afinal, já existe o prontuário digital com agenda integrada, que permite fazer a gestão do consultório de forma muito mais organizada, analítica e inteligente. Sem esquecer que a sala de espera virtual também precisa ser bem administrada.

A seguir, listamos 8 razões para escolher um prontuário digital com agenda integrada — e evitar que o cenário descrito no começo deste texto volte a se repetir. Confira!

1. Organização de horários das consultas

Uma das principais vantagens de contar com agenda no prontuário eletrônico é a facilidade para marcar consultas. Com poucos cliques, a secretária pode agendar, desmarcar e reorganizar os horários, em caso de cancelamentos ou pedidos de reagendamento por parte dos pacientes. A ferramenta mostra, inclusive, o próximo horário disponível de forma automática.

Ainda usa a agenda de papel? Não podemos esquecer como esse processo pode ser trabalhoso e complicado. Rasuras, necessidade de usar corretivo líquido e dificuldade em encontrar horários disponíveis são alguns dos problemas que podem ocorrer. Sem falar no risco de errar a data ou o horário da consulta e, assim, causar um problema ainda maior.

Imagine então uma clínica — ou até mesmo um consultório — que tenha mais de uma secretária responsável pelos horários. Com a agenda de papel, o risco de marcar duas consultas ao mesmo tempo é muito grande. Já no prontuário digital isso não acontece, já que ela permite que mais de um usuário opere simultaneamente, com atualização em tempo real.

Outra vantagem é poder acessar a agenda fora da clínica, via celular ou computador. Essa é uma necessidade percebida por muitos profissionais, especialmente em um cenário no qual a telemedicina vem conquistando cada vez mais espaço.

2. Agendas médicas múltiplas

Para médicos que atuam em clínicas ou que compartilham o consultório com mais um colega, a agenda com prontuário eletrônico também permite ver as marcações de todos os profissionais, ou filtrar somente aqueles que se deseja visualizar no momento.

É possível ter acesso à agenda individual filtrando por categorias como “Profissionais”, “Especialidades” e “Convênios”, por exemplo.

3. Redução no uso de papel com prontuário digital

Reduzir o uso de papel é outro grande benefício da agenda integrada ao prontuário digital. Afinal, além do impacto ao meio ambiente, é inegável que papel ocupa espaço, precisa ser armazenado e protegido contra a ação do mofo, entre outros problemas.

Com uma agenda no computador, os dados ficam muito mais seguros e o armazenamento em nuvem evita a necessidade de grandes espaços físicos para guardá-las.

4. Fazer análise de não comparecimentos

Engana-se quem pensa que a agenda no prontuário eletrônico é uma simples transferência das informações do papel para o computador. Além de marcar consultas de forma mais inteligente — com a facilidade de encontrar horários disponíveis automaticamente e sem precisar apagar, corrigir ou riscar nada — há ainda os benefícios analíticos da ferramenta. Analíticos? Como assim?

O prontuário digital é capaz de “ler” e processar os dados inseridos nele, o que pode ser usado de diversas formas. Uma delas é a análise de não comparecimentos. Isso permite entender a quantidade de consultas agendadas às quais os pacientes faltaram e, dessa forma, organizar melhor o dia a dia do consultório.

Sabendo que uma determinada porcentagem de pacientes não comparecerão à consulta, é possível disponibilizar mais horários e, assim, ter um dia mais produtivo. Também fica mais simples “encaixar” pacientes que não estavam agendados previamente.

5. Programar férias em períodos de menor demanda

Outro benefício associado à análise de não comparecimentos é ter um entendimento mais claro a respeito dos períodos do ano em que a demanda por consultas diminui. Assim, o profissional de saúde pode programar férias em um momento de baixa procura, evitando uma perda financeira significativa ao planejar um período de descanso justamente na época em que há mais pacientes querendo ser atendidos.

Imagine um obstetra que, sabendo das datas prováveis de partos de suas pacientes — calculadas automaticamente pelo prontuário digital —, pode programar suas férias com base na agenda de nascimentos. Isso, é claro, gerenciado pelo próprio médico, já que esses dados são considerados sensíveis e não devem ser disponibilizados para secretárias.

6. Comunicação automatizada com o paciente

Uma agenda no prontuário eletrônico também facilita a comunicação com o paciente. Há soluções que permitem, por exemplo, enviar mensagens automáticas para confirmar a realização da consulta. Isso também ajuda a tornar a rotina mais eficiente.

Além de evitar esquecimentos por parte do paciente, esse contato automatizado tira uma carga significativa das costas da secretária, que pode se focar em receber os pacientes que já estão no consultório e em outras atividades relacionadas à gestão. Aliás, falaremos mais sobre isso no próximo tópico.

7. Gestão do consultório em um lugar único

Um prontuário digital é mais do que uma ferramenta para ser usada durante a consulta. Para tirar o maior proveito possível do investimento feito na tecnologia, é preciso considerar seu potencial de uso antes e depois do encontro com o paciente, levando em conta que ele está integrado com uma agenda.

Funcionalidades como o cronômetro de espera, que permite identificar o tempo que o paciente aguarda pela consulta, e o registro dos horários em que ele é recepcionado e quando seu atendimento é finalizado, também são úteis para entender no detalhe o funcionamento de uma clínica.

Além disso, com o agendamento feito no próprio prontuário — assim como o encaminhamento e recebimento de resultados de exames, prescrições e outras tarefas do dia a dia de um profissional da saúde —, é possível fazer a gestão do consultório em um só lugar, com segurança e praticidade.

8. Foco no que importa: o paciente

O maior benefício da agenda integrada ao prontuário digital é justamente proporcionar ao profissional de saúde e à sua equipe o foco naquilo que interessa: o melhor atendimento clínico possível aos seus pacientes.

Afinal de contas, quanto menos dificuldades o processo de agendamento das consultas apresenta, mais simples fica a administração do consultório. Como resultado, temos pacientes mais satisfeitos não só com a consulta em si, mas com sua experiência como um todo.

A Prontmed é uma empresa especializada em prontuário digital que conta com uma das soluções mais reconhecidas do mercado brasileiro, o Prontmed Hub. Entre os módulos que fazem parte do produto está a agenda, que facilita o dia a dia de médicos e outros profissionais de saúde, como psicólogos, nutricionistas, fisioterapeutas e quiropatas.

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