Montar consultório pode ser um desafio e tanto para os profissionais de saúde, desde aqueles em início de carreira até os que já têm mais experiência. Uma série de decisões precisam ser tomadas, além dos custos com a estrutura e com a documentação para garantir a legalidade do espaço.

Hoje em dia, há uma série de opções, que vão desde o consultório próprio — seja em um imóvel exclusivo ou em um conjunto de salas comerciais — até o coworking. Refletir a respeito da abertura do consultório com outro sócio ou de forma independente também é algo fundamental.

Neste artigo, vamos trazer 10 dicas para ajudar no processo de montagem do consultório. Leia todas elas para se preparar!

1. Sozinho ou com sócio? Escolha a modalidade para abrir a empresa

O primeiro passo quando se decide montar consultório é como estruturá-lo tanto do ponto de vista legal quanto do atendimento aos pacientes. Uma das vantagens de trabalhar sozinho é poder deixar o consultório com a sua personalidade e foco naquilo que mais te interessa. No entanto, os custos de montagem e também os gastos com a documentação podem ser maiores.

Na área da saúde, geralmente as empresas podem ser Sociedades Limitadas (LTDA), com regime simples de tributação, em caso de dois ou mais sócios. Já as empresas individuais são chamadas de Sociedade Limitada Unipessoal (SLU). Ter uma empresa torna obrigatório contar com os serviços de um profissional de contabilidade, mas abrir o próprio negócio para atender pacientes traz algumas vantagens. 

Entre elas estão ter alguém especializado para controlar as entradas e saídas de recursos, conformidade de documentos e outras atividades do dia a dia. Conseguir crédito no mercado com juros mais acessíveis, facilidade de financiamento e até mesmo planos de saúde para a equipe que atua no consultório a valores mais em conta são outros benefícios de ter o próprio CNPJ (Cadastro Nacional de Pessoa Jurídica).

Para quem trabalha sozinho, também é possível atuar como Pessoa Física, porém a carga tributária não costuma compensar, além de todas as vantagens mencionadas acima deixarem de ser uma opção. É por isso que, para a maior parte dos médicos, acaba sendo mais interessante abrir o próprio CNPJ dentro das regras da SLU.

Das 54 modalidades definidas pela Agência Nacional de Saúde Suplementar (ANS), é possível incluir duas no mesmo consultório. Pelo menos é isso que a agência determina. Na prática, no entanto, podem ser mais, já que uma delas pode ser clínica geral, que atende pacientes com casos bastante variados. Por isso, cercar-se de colegas com especialidades complementares pode ser uma vantagem na atração de pacientes.

2. Defina o perfil do público a ser atendido

Outra questão muito importante na hora de montar consultório é definir o perfil do público a ser atendido. Dependendo da especialidade, da região do país e outras particularidades a serem observadas pelos profissionais de saúde, pode ser recomendado atender um perfil mais específico.

Entre os fatores a serem levados em conta estão faixa etária, renda, hábitos da população local, clima e diversos outros aspectos. Por exemplo: um consultório de geriatria em uma cidade com perfil de habitantes mais jovens (cidades universitárias, por exemplo) pode não ser tão bem-sucedida quanto uma localizada em uma região em que haja mais pessoas acima dos 60 anos.

3. Procure a localização ideal para montar consultório

Ainda falando da questão da localização do consultório, não apenas a cidade e o estado onde ele será montado fazem diferença. O bairro e até mesmo a rua podem impactar a frequência de pacientes que procuram atendimento.

Para quem busca mais volume de pacientes, montar consultório na região central da cidade é fundamental. Mas é preciso ter cuidado, pois o movimento intenso também pode ser prejudicial. Se possível, procure um local com facilidade de estacionamento — shoppings e outros centros profissionais que ofereçam salas comerciais e já tenham estrutura para receber automóveis podem ser uma boa opção. Montar consultório em local com facilidade de acesso por transporte público também é interessante.

Para especialidades mais focadas em um público de alta renda, procurar bairros mais nobres pode ser uma estratégia interessante. Desde prédios comerciais afastados do centro, shoppings de alto padrão com salas comerciais e até mesmo um imóvel exclusivo para recepcionar os pacientes podem ser investimentos com bom retorno.

4. Já pensou em coworking? Considere um espaço compartilhado para ter mais mobilidade e menos custos

Uma tendência que vem ganhando cada vez mais espaço é o coworking médico. Trata-se de espaços com infraestrutura já pronta, onde basta chegar e começar a receber os pacientes. Em alguns casos, os coworkings já contam com secretárias, ambientes disponíveis em diversos endereços (o que proporciona flexibilidade a profissionais e pacientes), conexão à internet e outras soluções inclusas, como o próprio acesso a prontuários eletrônicos.

Muitas vezes, a cobrança é feita com base na quantidade de atendimentos realizados, o que pode reduzir custos na montagem do escritório. Sem falar que as licenças para funcionamento, a gestão e o pagamento de contas como as de energia elétrica e internet, entre outras, ficam sob responsabilidade do próprio coworking.

5. Em caso de consultório próprio, providencie a documentação obrigatória

Para quem prefere o bom e velho consultório próprio, há benefícios como personalização do ambiente, consolidação do “ponto” e um maior controle sobre todas as questões legais e administrativas, sem depender de terceiros.

No então, nesta modalidade há uma série de obrigações que não podem ser deixadas de lado. Confira as principais:

• cadastro do Documento de Registro do Estabelecimento (DRE);
• contratação de uma consultoria contábil (obrigatória em caso de atuação como Pessoa Jurídica);
• registro do CNAE (Classificação Nacional de Atividades Econômicas);
• solicitação do alvará de funcionamento junto à prefeitura municipal;
• pedido de licença de vigilância sanitária;
• registro do certificado de conformidade do Corpo de Bombeiros;
• solicitação do certificado de limpeza urbana.

Também é importante checar se há mais algum documento necessário na sua cidade, amparado por lei municipal.

6. Evite trocas constantes de endereço

Embora ter mais de um ambiente para receber os pacientes seja recomendado — afinal, gastar horas no trânsito percorrendo grandes distâncias pode ser bem desagradável, especialmente em cidades maiores —, é importante montar consultórios em lugares fixos.

O paciente se sente mais seguro e ganha mais praticidade para ir até o consultório quando ele já sabe onde o estabelecimento fica. Baseado em suas experiências anteriores, ele costuma ter seu horário favorito para ir até a região, o local de estacionamento já está definido e até mesmo encaixar outros compromissos na agenda, considerando a localização, fica mais fácil. Além disso, a troca constante de endereço pode dificultar a fidelização de pacientes.

7. Faça uma boa seleção de profissionais

Outro fator fundamental na hora de montar consultório próprio é selecionar profissionais capacitados para suas funções. Além das atividades de recepção, atendimento telefônico e agendamento de consultas, é importante contratar alguém com experiência — ou que possa ser treinada — para preencher corretamente a documentação envolvida nas consultas. Isso é essencial para evitar as temidas glosas.

Além disso, saber operar o software médico usado no consultório é igualmente importante, pois agiliza as atividades e garante a segurança de todos os envolvidos. Lembre-se também de esclarecer a importância da LGPD na saúde.

Outra opção é contar com os serviços de secretária virtual, que vêm ganhando mais espaço no mercado. Entre as vantagens da modalidade estão a redução de custos, a menor necessidade de espaço físico na recepção, despreocupação com períodos de férias e questões trabalhistas, entre outras.

8. Invista em uma decoração funcional e receptiva

A decoração do consultório deve estar de acordo com o perfil do público atendido. Se, por um lado, pacientes de alta renda podem demandar um ambiente mais requintado, o público geral pode se sentir inibido em caso de ostentação. Avalie o perfil atendido e ofereça um local aconchegante e agradável com base nos seus pacientes.

Móveis planejados podem ajudar não apenas na decoração, mas na funcionalidade do ambiente. Aproveitar bem os espaços é essencial tanto para o conforto quanto para a capacidade de receber um número adequado de pessoas simultaneamente.

9. Tenha uma boa conexão à internet

Hoje, uma boa conexão à internet também é essencial na hora de montar consultório. Seja para ter uma comunicação eficiente com as operadoras de planos de saúde, seja para oferecer sinal de wi-fi para pacientes enquanto aguardam atendimento, o serviço é algo básico na vida de todo mundo.

Mas há outro motivo para investir em uma boa internet: as consultas por meio da telemedicina. Afinal, os pacientes experimentaram e gostaram bastante de poder acessar seus médicos por videoconferência, especialmente em situações de emergência. Ainda que muitas consultas ocorram presencialmente, há uma oportunidade para crescer e atender mais pessoas com apoio da tecnologia.

10. Conte com um bom sistema de gestão e agendamento

Contar com uma plataforma que dê o suporte necessário para o bom funcionamento do consultório é tão importante quanto os demais pontos abordados até aqui. Afinal, realizar uma boa gestão de atendimentos, das finanças, dos horários e dos procedimentos relacionados aos pacientes é o que torna um consultório referência no mercado.

O Prontmed Hub é um bom exemplo de prontuário eletrônico que vai muito além do registro dos dados clínicos dos pacientes durante a consulta. Ele permite emitir receitas digitais, ajuda com o faturamento, possibilita o agendamento, oferece teleconsulta na mesma tela do prontuário e ainda ajuda no marketing médico, entre dezenas de funcionalidades que facilitam a vida do médico. Tudo isso de acordo com o que é exigido pela LGPD.

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Agora, que tal conhecer um pouco mais de perto o Prontmed Hub? Assista ao nosso vídeo!